Como convocar las Juntas Generales de Socios o Accionistas para la aprobación de Cuentas Anuales
Las Juntas Generales de socios o accionistas para la aprobación de Cuentas Anuales deben realizarse, como muy tarde, antes de finalizar los seis (6) primeros meses de cada ejercicio.
En la mayoría de las compañías su ejercicio coincide con el año natural y por tanto la fecha máxima para la celebración de la Junta de socios o accionistas sería el 30 de junio de cada año.
Las Juntas Generales pueden ser Universales (esto es sin convocatoria previa porqué los socios o accionistas han decidido unánimemente reunirse en Junta General) o pueden ser Convocadas.
Las situaciones en las que el recurso de la convocatoria formal es totalmente necesario, sería en casos en los que existen varios socios o accionistas con quienes la compañía no mantiene un contacto directo o habitual o casos en los que exista alguna dificultad o conflicto con algún socio o accionista que haga necesario convocar formalmente la Junta General. En ambos casos resultará esencial cumplir con los requisitos legales de convocatoria.
El primer paso para realizar una correcta convocatoria de la Junta General pasaría por verificar los estatutos sociales de la sociedad y comprobar cuál es el plazo previo de convocatoria, normalmente dicho plazo previo coincide con el establecido en la Ley de Sociedades de Capital que establece en su Artículo. 176 que el plazo previo de convocatoria en las sociedades de responsabilidad limitada sea de 15 días y de un mes en las Sociedades Anónimas.
Es importante tener en cuenta todo lo anterior ya que, si la Junta General debe celebrarse como máximo el 30 de junio, la convocatoria de la Junta General en el caso de las Sociedades de Responsabilidad Limitada debería enviarse o publicarse como máximo el día 14 de junio (para así cumplir con los 15 días de preaviso) y en el caso de las sociedades anónimas, debería enviarse o publicarse como máximo el 30 de mayo (puesto que el preaviso es de un mes).
Además, también deberá verificarse la forma en que la convocatoria debe enviarse (por ejemplo: por comunicación individual a cada socio, anuncio, publicación en la página web).
Una vez tengamos claro el plazo previo de convocatoria y la forma de envío, el siguiente paso es incluir en la convocatoria el contenido necesario para que ésta reúna todos los requisitos legales.
El contenido que debe incluir la convocatoria de Junta General es como mínimo todos los puntos del orden del día que deban ser tratados en la futura reunión.
En el caso de las Juntas Generales Ordinarias (cuya finalidad es la aprobación de las cuentas anuales de la sociedad) el orden del día deberá incluir:
- Aprobación de las Cuentas Anuales, Informe de gestión y auditoria en su caso.
- Aplicación del resultado y
- Aprobación de la gestión social (es decir la gestión realizada por el órgano de administración durante el año en cuestión).
Además es también requisito indispensable que en la convocatoria para la aprobación de las cuentas anuales se incluya el derecho de información a los socios, es decir, identificar el derecho que tienen los socios de solicitar a la Compañía copia de todos los documentos que van a ser sometidos a la aprobación de la Junta.
Ello de conformidad con lo establecido en el artículo 272 de la Ley de sociedades de capital, según el cual “A partir de la convocatoria de la junta general, cualquier socio podrá obtener de la sociedad, de forma inmediata y gratuita, los documentos que han de ser sometidos a la aprobación de la misma, así como en su caso, el informe de gestión y el informe del auditor de cuentas”
Realizar una correcta convocatoria de Junta General es esencial para garantizar los derechos de los socios- y evitar con ello infracciones que puedan dar lugar a una impugnación de acuerdo social- y para garantizar una correcta inscripción de los acuerdos adoptados en el Registro Mercantil.
Autor: Esther Barneda Aregall.
Abogada especialista en Derecho Mercantil.